موجودی اسناد یک کتاب مرجع است که ترکیب و محتوای اسناد را آشکار می کند ، سیستم بندی می کند و آنها را در کل مجموعه اسناد در نظر می گیرد. تدوین موجودی ها مرحله مهمی در پردازش و ترتیب اسناد است که هدف از آن نه تنها ایمنی اسناد ، بلکه اجرای واضح آنها است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
ثبت لیست اسناد را روی سربرگ سازمان (در صورت وجود) انجام دهید. این مورد لازم نیست ، اما یک مورد مطلوب برای چنین اسنادی است. در هر صورت باید نام سازمان قید شود.
گام 2
عنوان را بنویسید ، که باید حاوی اطلاعاتی باشد که مالکیت اسناد موجود در موجودی را تعیین می کند. به عنوان مثال ، "موجودی اسناد در پرونده کیفری" ، "موجودی اسناد موجود در پرونده تصدیق نامه" ، "موجودی اسناد ویزای دانمارک" و غیره. اگر سازمان به طور منظم موجودی کالا را جمع می کند ، شماره سریال موجودی کالا را یادداشت کنید.
مرحله 3
جدولی ایجاد کنید که از بخشهای زیر تشکیل شده باشد: "شماره p / p" ، "نام سند" ، "تعداد برگهای سند". لطفاً تمام قسمتهای ذکر شده را پر کنید. در صورت لزوم ستون های جستجو را به جدول اضافه کنید. به عنوان مثال ، صفحات _ تا _ ، شماره صفحه ، مقدار ، یادداشت و غیره.
مرحله 4
در زیر جدول ، چند برگ ، سند یا کپی را در فهرست موجود بنویسید. با عدد و کلمه بنویسید: 3 (سه) ، 25 (بیست و پنج).
مرحله 5
گردآوری موجودی کالا را با امضاهای روسای سازمان ، به هر نحوی که مسئول اجرای این موجودی باشد (بازرس بخش پرسنل ، رئیس تولید و غیره) کامل کنید. نام کامل سمت مدیر و رونوشت نام خانوادگی ، نام و نام خانوادگی وی را بنویسید. در صورت لزوم ، نام کامل خود را در سند وارد کنید. و امضای شخصی که اسناد را تحویل و قبول کرده است.
مرحله 6
تاریخ سند را نیز مشخص کنید. هم در انتها و هم در ابتدای موجودی می تواند واقع شود ، هم در سمت چپ و هم در سمت راست سند. مهر سازمان روی موجودی کالا گذاشته نمی شود.
مرحله 7
لیست اسناد در دو نسخه تهیه می شود: یکی در سازمان باقی می ماند ، دیگری در محل درخواست ارائه می شود.
