با وجود گسترش روز افزون مدیریت اسناد الکترونیکی ، ارتباط بین شرکت ها از طریق پست الکترونیکی ، مکاتبات تجاری ارتباط خود را از دست نداده است. بیش از 80٪ نامه های تجاری بر روی کاغذ چاپ می شوند و از طریق پست یا از طریق یک هیئت داخلی ارسال می شوند. چگونه نامه ای درست بنویسیم تا به هدف خود برسد و توسط مخاطب به سطل زباله ارسال نشود؟
دستورالعمل ها
مرحله 1
هنگامی که شروع به نوشتن نامه تجارت می کنید ، یک سربرگ تجاری بردارید. به طور معمول ، قالب آن در دستورالعمل های کار اداری ، چاپ شده بر روی کاغذ A4 تعریف شده است. اگر چاپ روی سربرگ آماده انجام می شود ، از فرورفتگی کافی در قسمت بالا مراقبت کنید (برای درج مشخصات شرکت). حاشیه را در سمت چپ - 30 میلی متر ، در سمت راست و پایین - 20 میلی متر (کوچکتر ، اما کمتر از 15 میلی متر) بگذارید.
گام 2
هنگام انتخاب فرم ، در مورد محل جزئیات (زاویه ای یا طولی) تصمیم بگیرید. اگر نامه شما مربوط به فعالیتهای تولیدی و مالی باشد ، حامل اطلاعات ، پیشنهادی برای همکاری به شخصی اختصاص دارد - بهتر است از چیدمان جزئیات جزئیات (در گوشه سمت چپ و بالای صفحه) استفاده کنید.
مشخصات مخاطب در قسمت سمت چپ بالای نامه چاپ شده است. برای یک شخص حقوقی ، این نام سازمان است (در حالت اسمی) ، موقعیت شخصی که نامه برای او در نظر گرفته شده است (در حالت داتی). به عنوان مثال ، JSC "PavlovskGranit" ، رئیس بخش فروش ایوانف I. I.
اگر نامه به رئیس ارسال شود ، می توان نام شرکت را حذف کرد ، زیرا در عنوان موقعیت گنجانده شده است (به عنوان مثال "مدیر JSC PavlovskGranit" Sidorov EE).
مرحله 3
نامه تبریک ، دعوت نامه روی سربرگ با ترتیب طولی از جزئیات بهتر به نظر می رسد. در عنوان چنین نامه ای ، حداقل تعداد جزئیات نشان یا نشان ، نام شرکت ، نام کوتاه شده (فقط در صورت مندرج در اساسنامه یا سند حاکم دیگر) ، تاریخ و شماره است. آدرس ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل سازمان در پاورقی قرار دارد. توصیه می شود محتوای چنین نامه ای را در یک برگ قرار دهید.
مرحله 4
حالا شروع به نوشتن نامه خود کنید. نام سند (نامه) نیازی به چاپ ندارد. اگر در دستورالعمل های مربوط به کارهای دفتری مشخص نشده است ، فونت دلخواه خود را انتخاب کنید. فونت متداول Times New Roman ، اندازه 12-14 است.
مرحله 5
اگر برای شخصی خاص در نظر گرفته شده است ، مستقیماً با او تماس بگیرید ("نیکولای ایوانویچ عزیز!") و فقط به "شما". در غیر این صورت ، مستقیم به متن بروید. در صورت کوتاه بودن حرف ، فاصله خط را به 1 ، 5 تغییر دهید.
مطالب باید واضح و روشن باشد ، آنچه شما از مخاطب می خواهید را به وضوح بیان کند.
مرحله 6
در پایان ، موقعیت سر را که نامه ، نام کامل را امضا کرده است نشان دهید (قرار دادن حروف اول در مقابل نام خانوادگی ، به عنوان مثال ، V. I. Petrov). در زیر مختصات شما به عنوان یک مجری - نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی ، شماره تلفن وجود دارد.
