فکس علامت گذاری شده فوری - سریعتر آن را به رئیس بدهید ، ایمیل هایی که جعبه را پر کرده اند باید جدا شوند ، انبوهی از نامه ها و چند بسته آورده شده توسط پستچی باید فوراً "در بخش" پخش شود ، و کارمند یک برنامه تعطیلات نوشت. در اینجا شما هم تبلیغات دارید و هم اسناد مهم حسابداری. کار منشی سخت است! ارزش از دست دادن یک "قطعه کاغذ" را دارد ، زیرا معلوم می شود که سرنوشت سازمان و شغل شما به آن بستگی دارد. برای اینکه همیشه بتوانید این یا آن سند را پیدا کنید ، باید بتوانید مکاتبات را به درستی ثبت کنید.
ضروری است
- ثبت نام مکاتبات ورودی ،
- ورودی نامه خروجی ،
- دفترهایی با حجم 96 برگ ،
- فرم های سازمان ،
- پوشه ها
دستورالعمل ها
مرحله 1
شما باید تمام مکاتبات ورودی و خروجی را ثبت کنید ، علاوه بر این ، در روز دریافت یا ارسال. مکاتبات از هر نوع منوط به ثبت است: اقلام پستی ، نامه های الکترونیکی ، نمابر ، تحویل شخصاً به دست پیام. ایمیل های مهم (ورودی و خروجی) باید به همان روش سایر نامه نگاری ها چاپ و ثبت شوند. علاوه بر این ، لازم است مکاتبات داخلی ثبت شود: یادداشت ها ، یادداشت های خدمات ، یادداشت های توضیحی ، اظهارات ، شکایات.
گام 2
به منظور ثبت مکاتبات ، گزارش های ویژه ثبت نام را نگه دارید. بسته به میزان مکاتبات یک نوع خاص ، می توانید ژورنال های عمومی مکاتبات ورودی و خروجی ایجاد کنید ، یا علاوه بر این آنها را بر اساس نوع تقسیم کنید. به عنوان مثال ، یک ژورنال ایجاد کنید تا ایمیل های ورودی و خروجی را ثبت کند. صرف نظر از حجم مکاتبات ، ایجاد یک مجله جداگانه برای ثبت فاکس های ورودی و خروجی مناسب است.
مرحله 3
اگر مجله خاصی برای ثبت مکاتبات ندارید که در چاپخانه چاپ شده باشد ، یک دفترچه عادی بردارید و آن را پهن کنید. در صورت ثبت یک نامه مشترک برای انواع پیام ها از الکترونیکی گرفته تا نمابر ، در پیام نامه های ورودی ، شماره پیام ، تاریخ دریافت و همچنین نوع نامه نگاری را نشان دهید. در یک ستون جداگانه ، به طور خلاصه محتوای نامه را شرح دهید. در ستون بعدی ، قطعنامه سر و نام شخصی را که نامه برای اجرا به او تحویل داده شده است ، بنویسید. در عمل ، اگر مسئله توسط شخص خاصی کنترل شود ، بسیاری از نامه ها به مدیر نمی رسند ، بلکه بلافاصله به مجری منتقل می شوند ، بنابراین نباید این ستون را بزرگ کنید. بهتر است محلی را برای امضا با نام خانوادگی مجری یا کنار آن بگذارید ، این نشان می دهد که وی سند را دریافت کرده است. اگر رئیس به منشی دستور داده است که "اجرای" سند را کنترل کند ، در یک ستون جداگانه یادداشت مربوط به کنترل را با جوهر قرمز قرار می دهید (حرف "K" یا کلمه "کنترل"). پس از اتمام اجرای دستور مربوط به این سند ، یک علامت بر روی اجرا و همچنین انتقال نامه "به پرونده" قرار دهید (شماره پرونده و تاریخ شکل گیری آن را نشان دهید).
مرحله 4
ثبت مکاتبات نیز برای همه پیام های خروجی مورد نیاز است. در گزارش نامه های خروجی ، ستون های کمتری نسبت به گزارش نامه نگاری ورودی وجود دارد. و همچنین در ثبت نامه های ورودی ، یک ستون با شماره سریال نامه ، یک ستون با تاریخ ، فقط از ارسال ، با نوع مکاتبات ارسال شده (در صورت لزوم) ، در ثبت نامه های خروجی ، با خلاصه ای از پیام ، نام خانوادگی آغازگر سند (نامه) ، و همچنین ستون با شماره پرونده ، جایی که یک نسخه از پیام در آن ثبت شده است.
مرحله 5
به روش خاصی ، باید مکاتباتی را که از طریق پست ارسال می کنید ثبت کنید. ثبت نامه های ارسالی از طریق پست بر روی سربرگ سازمان انجام می شود. بهتر است هر بار بیش از 7-10 نامه ارسال نکنید.با دست یا از طریق رایانه ، روی فرم ، تاریخ ارسال را در زیر بنویسید ، برای هر نامه ارسال شده از طریق پست ، شماره سریال رکورد ، نام سازمان ، محل آن را نشان دهید (شما می توانید فقط شهر یا منطقه) در سمت راست کمی فضای خالی بگذارید. در اینجا ، پس از دریافت چک در نامه ، باید شماره های پستی را از آن وارد کنید (معمولاً 6-8 رقمی). در زیر نام سازمان برای هر محموله ، شماره و تاریخ اسناد ارسال شده یا سایر جزئیاتی را که اجازه شناسایی آنها را می دهد ، بنویسید. در اداره پست ، این لیست توسط تمبر پستی تأیید می شود. می توانید آن را در یک پوشه جداگانه یا در پوشه ای که پیام های خروجی در آن ذخیره شده است ، بایگانی کنید.
مرحله 6
برای ثبت هر نوع نامه نگاری داخلی ، مجله جداگانه ای لازم است. در هر مجله ، تعداد سند ، تاریخ آن ، نام خانوادگی مبتکر ، خلاصه ای ، وضوح تصویر ، نام خانوادگی مجری ، علامت کنترل و همچنین شماره پرونده را ذکر کنید.
