تلگراف به معنای یک اسم کلی برای اسنادی است که از طریق تلفن به صورت شفاهی منتقل می شوند. به عنوان یک قاعده ، برای انتقال اطلاعات خدمات ، در موارد اضطراری که مخاطب باید فوراً از چیزی مطلع شود ، پیام بفرستد ، دعوت نامه ارسال شود ، استفاده می شود.
ضروری است
لوازم التحریر ، شماره تلفن های گیرنده ، مجله نامه خروجی ، ارتباط تلفنی
دستورالعمل ها
مرحله 1
متن پیام تلفنی را آماده کنید. اصل پیام را به طور خلاصه بیان کنید ، طول متن توصیه شده بیش از 50 کلمه نیست. اگر پیام تلفنی حاوی نشانه ای از رویدادی است که باید در آینده اتفاق بیفتد: یک جلسه ، یک جلسه ، تنظیم یک اقدام و غیره ، پس مطمئن شوید که مکان و زمان مشخص رویداد را مشخص کرده اید.
متن باید به گونه ای باشد که امکان تفسیر مضاعف را از بین ببرد.
گام 2
مطابق با قوانین تهیه نامه از سر ، یک پیام تلفنی بر روی کاغذ تهیه کنید. بنابراین ، سند با متن باید ملزومات اختصاص داده شود: یک شماره و تاریخ تدوین منحصر به فرد. پیام تلفنی توسط شخصی که از طرف وی منتقل می شود امضا می شود.
مرحله 3
گیرنده پیام تلفنی را تعیین کنید. اگر چندین گیرنده وجود دارد ، لیستی از گیرندگان را علاوه بر متن پیام تهیه کنید. چنین لیستی در یک برگ جداگانه تهیه شده است ، این شامل نام سازمان هایی است که پیام تلفنی و شماره های تلفن مربوطه باید به آنها ارسال شود.
مرحله 4
پیام تلفنی را در دفترچه مکاتبات خروجی ثبت کنید. اگر پیام تلفنی اتفاق نادری در گردش کار شما است ، برای ثبت نام از یک ژورنال عمومی استفاده کنید. در صورتی که مرتباً به این روش انتقال اطلاعات متوسل می شوید ، یک مجله جداگانه برای پیام های تلفنی راه اندازی کنید ، بنابراین پیمایش برای شما راحت تر خواهد بود.
مرحله 5
با مخاطب تماس بگیرید و از او بخواهید پیام تلفنی دریافت کند. موقعیت ، نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی شخص دریافت کننده پیام تلفنی را بیابید و ثبت کنید.
مرحله 6
به مشترک بگویید:
- موقعیت ، نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی شخصی که پیام تلفنی از طرف وی ارسال می شود ؛
- موقعیت ، نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی و شماره تلفن شما.
متن پیام تلفنی را دیکته کنید. پس از ارسال متن ، از مشترک بخواهید پیام تلفن را دوباره بخواند تا صحت ضبط آن را بررسی کند.
مرحله 7
شماره مشترک ورودی پیام تلفنی را از مشترک دریافت کنید ، آن را یادداشت کنید.
