فعالیت هر بنگاه اقتصادی یا سازمانی ، صرف نظر از شکل مالکیت ، بدون مدیریت اسناد غیرممکن است ، که در واقع ، تأیید این فعالیت است. یکسان سازی گردش اسناد در دهه 79 قرن گذشته انجام شد ، اما استانداردهای ایجاد شده در آن زمان ، با تغییرات و اضافات جزئی ، امروز نیز معتبر هستند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
سیستم مدیریت اسناد یکپارچه مورد نیاز برای پشتیبانی از فعالیتهای سازمان شامل سه نوع اسناد است:
- سازمانی
- اداری ؛
- اطلاعات و مرجع
نوع دوم اسناد در رابطه با دو مورد اول کمکی است و بر خلاف آنها ، برای اجرا اجباری نیست. آنها حاوی هرگونه اطلاعات سرویس ویژه ای هستند که هم برای تصمیم گیری مدیریتی و هم برای درک صحیح و اجرای آنها لازم است.
گام 2
اسناد مرجع شامل: خبرنامه های تجاری ؛ تلگرام و پیام های تلفنی؛ خدمات ، گزارش و یادداشت های توضیحی خلاصه ها ، بررسی ها و گزارش های اطلاعاتی ، اقدامات. محتوای این اسناد را فقط می توان در نظر گرفت و یا بر اساس این اطلاعات اقدام کرد. این بخش مهمی از گردش کار است ، بدون آن سازماندهی هر فرآیند تولید غیرممکن است.
مرحله 3
اگر درباره انواع خاصی از اطلاعات و اسناد مرجع صحبت کنیم ، قاعدتاً بیشتر آنها نامه های اطلاعاتی هستند که در آن نویسندگان برخی از حقایق ، اطلاعات مربوط به کالاها ، رویدادهای آینده یا فعالیت ها را به مخاطب پاسخ می دهند. آنها می توانند هم فعال باشند و هم مواردی كه در قالب گزارشی درباره اجرای وظایف محول شده از سازمانهای اصلی با بالاترین سطح مدیریت نوشته شده اند. نامه های فروش خود انگیخته نیز به اطلاعات و اسناد مرجع اشاره می کنند.
مرحله 4
خلاصه ، مروری یا یادداشت اطلاعاتی - اسنادی که حاوی شرح برخی از همان نوع حقایق ، چیزها یا رویدادهایی است که ممکن است خلاصه مختصری در آنها وجود داشته باشد ، اما این شرط اجباری نیست. گواهینامه های عادی را می توان به درخواست اشخاص ذینفع یا اشخاص علاقه مند تهیه کرد و به عنوان سندی تأیید کننده هر واقعیت است. اینها مثلاً گواهینامه های حقوق ، ترکیب خانواده ، محل کار یا تحصیل و غیره هستند.
مرحله 5
یادداشت های خدمات معمولاً به عنوان تبادل اطلاعات بین بخشهایی که مستقیماً به تولید وابسته نیستند ، استفاده می شود. گزارش ها برای اطلاع از حقایقی که وی باید هنگام انجام وظیفه بداند ، به ناظر فوری ارسال می شود. اظهارات توضیحی در موارد نقض نظم و انضباط کار استفاده می شود ، آنها توسط خود متخلفان به منظور توضیح عمل خود نوشته شده اند. اقداماتی که یک واقعیت خاص را تأیید می کنند به طور جمعی تنظیم می شوند و حداقل 3 شرکت کننده در چک یا اقدام امضا می کنند.
