مدیریت پرسنل به عهده واحد منابع انسانی سازمان است. تشکیل و نگهداری پرونده شخصی کارمند پس از امضای دستور استخدام وی انجام می شود.
ضروری است
- - اسناد کارمند استخدام شده (گذرنامه ، اسناد آموزشی) ؛
- - اسنادی که هنگام استخدام و در روند فعالیت کارگری یک کارمند تهیه شده است.
- - عکس کارمندی با اندازه 3/4 سانتی متر ؛
- - پوشه بایندر.
دستورالعمل ها
مرحله 1
فرم های برگه شخصی سوابق پرسنل و زندگینامه را به کارمند استخدام شده چاپ و به آنها بدهید ، از کارمند بخواهید که آنها را با دست پر کند. اجازه دهید کارمند امضا و تاریخ خود را روی اسناد تکمیل شده قرار دهد. عکسی از کارمند را در صفحه اول ورق HR شخصی خود بچسبانید.
گام 2
یک کلاسور معمولی بردارید و برگه پرونده پرونده شخصی خود را روی آن چاپ و چسب بزنید. کپی گذرنامه (صفحاتی با عکس ، ثبت نام ، وضعیت تأهل) ، اسناد تحصیلی کارمند را تهیه کنید ، آنها را در یک پرونده شخصی قرار دهید. همچنین ویژگی ها ، توصیه ها ، رزومه یک کارمند ، یک برنامه شغلی را در آنجا ضمیمه کنید. اگر سازمان قراردادهای کاری و سفارشات پرسنل را جداگانه نگهداری می کند ، کپی از آنها را تهیه کرده و در پرونده شخصی قرار دهید.
مرحله 3
همچنین کپی شرح کار و سایر اسناد مربوط به ثبت نام استخدام کارمند را در پرونده شخصی خود ثبت کنید. فراموش نکنید که زندگینامه و برگه سوابق شخصی خود را (که معمولاً در ابتدای پرونده شخصی شما قرار می گیرد) ضمیمه کنید. تمام برگه های پرونده شخصی خود را شماره گذاری کنید ، از کپی گذرنامه و مدارک تحصیلی شروع کنید. از اسناد ذخیره شده در پرونده شخصی یک فهرست داخلی تهیه کنید و آن را در ابتدای پرونده شخصی قرار دهید.
مرحله 4
پرونده شخصی کارمند را در مراحل کار خود با کپی اسناد مختلف در مورد آموزش پیشرفته (کپی مدارک ، گواهینامه ها ، گواهینامه ها و غیره) ، اسناد تأیید ترجمه (اظهارات ، توافق نامه های اضافی قرارداد کار ، کپی یا نسخه های دوم دستورات ، و غیره).) ، دستورات اعمال مجازات یا مشوق و سایر اسناد.
مرحله 5
پرونده شخصی را هنگام اخراج کارمند از سازمان با اسناد اخراج تکمیل کنید: نامه اخراج ، توافق طرفین ، یک نسخه یا نسخه دوم از دستور اخراج و سایر اسناد.
مرحله 6
پرونده شخصی کارمند اخراجی را برای انتقال به بایگانی آماده کنید. برای این کار ، اسناد را بر اساس تقویم تاریخ به ترتیب زیر مرتب کنید:
- سوابق شخصی پرسنل و زندگینامه ؛
- کپی گذرنامه و مدارک تحصیلی ؛
- اسناد استخدام ؛
- اسنادی که در هنگام استخدام کارمند توسط بخش پرسنل تهیه شده است.
- اسناد اخراج (تکمیل پرونده شخصی).
برگه های پرونده شخصی را شماره گذاری کنید ، موجودی داخلی آن را دوباره ثبت کنید ، سند را به بایگانی ارسال کنید.
مرحله 7
در روند کار اداری ، اسناد یک پرونده شخصی در تقویم زمانی معکوس در داخل آن قرار دارد ، یعنی در ابتدای پرونده ، اسناد اخراج ارسال می شود. پشت سر آنها - اسناد مربوط به نقل و انتقالات کارمندان ، دستورات مربوط به مشوق ها و مجازات ها و غیره. پشت آنها - اسناد مربوط به استخدام و کپی اسناد مربوط به تحصیل و غیره
