نگهداری سوابق حسابداری یک کار کاملاً دشوار است. پوشه های دارای فاکتور برای برخی از انواع قراردادها باید حداکثر تا ده سال در سازمان نگهداری شوند ، بنابراین باید ثبت شوند تا در هر زمان سند لازم پیدا شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
یک ژورنال فاکتور نگه دارید. تمام شماره اسنادی را که می خواهید بایگانی کنید در آنجا وارد کنید. بهتر است این کار را به صورت الکترونیکی ، در یک برنامه خاص یا در صفحه گسترده اکسل انجام دهید. شماره سند (معمولاً مخلوط - عددی و عددی) و تاریخ آن را وارد کنید. هر از گاهی ، داده ها را به دیسک ها منتقل کنید تا در صورت خرابی کامپیوتر ، بایگانی سالم و ایمن بماند.
گام 2
اگر بیش از یک نهاد حقوقی در شرکت وجود دارد ، چندین دفتر فاکتور ایجاد کنید. هنگام تهیه سند ، بلافاصله شماره مناسب را به آن بدهید. قراردادها را اعمال کنید. به عنوان مثال ، فاکتورهای صادر شده برای JSC "Zolotaya Antelope" را به عنوان 123-ZA و برای JSC "Padishah" به عنوان 123-P علامت گذاری کنید. حتماً شماره قرارداد یا توافق نامه ای را که این فاکتور به آن منعقد شده است قید کنید.
مرحله 3
فاکتور را ثبت کنید با سوراخ سوراخ دو سوراخ کنید. سند را در یک پوشه جایگذاری کنید. برای جلوگیری از چروک شدن اوراق بهادار خود از کلاسورهای سنگین استفاده کنید. آنها را خیلی محکم پر نکنید.
مرحله 4
روش ذخیره سازی دوم در پوشه های پرونده است. پوشش شفاف را برداشته و فاکتور را داخل آن قرار دهید. پرونده را در یک بایندر قرار داده و با نگهدارنده های مخصوص محکم کنید.
مرحله 5
به هر پوشه برچسب بزنید. توجه داشته باشید که فاکتورهای شخص حقوقی در آنجا ذخیره می شوند. دوره جمع آوری اسناد را بنویسید.
مرحله 6
لطفا فاکتورهای بالای سه سال را به انبار ارسال کنید. پوشه ها را در جعبه های مقوایی تا کنید تا به راحتی تنفس شوند. تعداد اتصال دهنده های داخل و اینکه به کدام شخص حقوقی تعلق دارند را بر روی دیوارها مشخص کنید. در برنامه ثبت اسناد ، علامت گذاری کنید که کدام یک از آنها به انبار ارسال شده است. در صورت لزوم ، بایگانی و یافتن مقالات لازم همیشه امکان پذیر خواهد بود.
